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Datenschutz

Präambel

Der Homberger Turnverein von 1878 e.V. verarbeitet in vielfältiger Weise personenbezogene Daten, z. B. im Rahmen der Mitgliederverwaltung, der Organisation des Sportbetriebs und der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetzes (TTDSG) zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

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§ 1 Allgemeines

  1. Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb sowie von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Systemen als auch nicht automatisiert in Form von ausgedruckten Listen.
  2. Personenbezogene Daten werden im Internet veröffentlicht, an Dritte weitergegeben oder offengelegt. Dabei sind die Bestimmungen der DSGVO, des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und dieser Datenschutzordnung einzuhalten.
  3. Alle Personen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, sind zur Einhaltung der Datenschutzvorschriften verpflichtet.

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§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

  1. Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten verschiedener Kategorien von Personen. Die Datenverarbeitung wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO dokumentiert.
  2. Im Rahmen der Mitgliedschaft werden insbesondere folgende Daten verarbeitet:
  • Geschlecht, Vorname, Nachname
  • Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
  • Geburtsdatum
  • Datum des Vereinsbeitritts
  • Abteilungs- und ggf. Mannschaftszugehörigkeit
  • Bankverbindung
  • Ggf. Name und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter
  • Telefonnummer und E-Mail-Adresse
  • Ggf. Funktion im Verein
  • Ggf. Haushalts- und Familienzugehörigkeit (bei Familienbeiträgen)

Soweit Mitglieder am Wettkampfbetrieb teilnehmen, werden personenbezogene Daten an die zuständigen Landes- und Fachverbände übermittelt (z. B. für Spielerpässe, Lizenzen).

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§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

  1. Der Verein veröffentlicht personenbezogene Daten im Rahmen seiner Öffentlichkeitsarbeit auf der Website, in sozialen Medien, Vereinszeitschriften, Aushängen und in der Presse.
  2. Veröffentlichungen umfassen insbesondere:
  • Teilnehmer an Veranstaltungen
  • Mannschaftsaufstellungen
  • Ergebnisse, Torschützen, Altersklasse oder Geburtsjahrgang
  1. Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen erstellt werden, dürfen nur mit Einwilligung der abgebildeten Personen veröffentlicht werden.
  2. Auf der Vereinswebsite werden folgende Daten von Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern und Übungsleitern veröffentlicht: Vorname, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse, Telefonnummer.

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§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

  1. Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorschriften ist der Vorstand gemäß § 26 BGB.
  2. Der Vorstand benennt Stephanie Dortelmann als Datenschutzbeauftragte, erreichbar über datenschutz@hombergertv.de.
  3. Die Aufgaben des Datenschutzbeauftragten umfassen insbesondere:
  • Führung des Verzeichnisses der Verarbeitungstätigkeiten gemäß Art. 30 DSGVO
  • Sicherstellung der Informationspflichten gemäß Art. 13 und 14 DSGVO
  • Bearbeitung von Auskunftsverlangen betroffener Personen

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§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

  1. Mitgliederdaten werden nur denjenigen Personen im Verein zur Verfügung gestellt, die sie zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen (z. B. Vorstandsmitglieder, Abteilungsleiter, Übungsleiter).
  2. Die Weitergabe von Mitgliederdaten an andere Vereinsmitglieder ist nur mit Einwilligung der betroffenen Person zulässig.
  3. Falls ein Mitglied eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungsgemäßer Rechte benötigt (z. B. zur Beantragung einer Mitgliederversammlung), stellt der Vorstand eine reduzierte Liste mit Vorname, Nachname und Anschrift bereit.
  4. Das Mitglied muss vorab schriftlich versichern, dass die Daten nur zu diesem Zweck verwendet und anschließend gelöscht werden.

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§ 6 Kommunikation per E-Mail

  1. Der Verein stellt für die interne Kommunikation vereinseigene E-Mail-Adressen zur Verfügung.
  2. Beim Versand von E-Mails an mehrere Personen, die nicht regelmäßig untereinander kommunizieren, sind die Empfängeradressen im BCC-Feld zu platzieren, um die Datenschutzanforderungen zu erfüllen.

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§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Personen, die innerhalb des Vereins mit personenbezogenen Daten arbeiten (z. B. Vorstandsmitglieder, Abteilungsleiter, Übungsleiter), sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und müssen eine entsprechende Verpflichtungserklärung unterzeichnen.

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§ 8 Internetauftritte des Vereins

  1. Der Verein betreibt offizielle Internetauftritte. Die Verwaltung der Inhalte obliegt der stellvertretenden Geschäftsführung.
  2. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften dürfen eigene Online-Auftritte (z. B. Websites, Facebook, Instagram) nur mit schriftlicher Genehmigung der Geschäftsführung betreiben.
  3. Der Vorstand kann bei Verstößen gegen Datenschutzvorgaben oder Missachtung von Weisungen die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen.

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§ 9 Verstöße gegen Datenschutzvorgaben und Sanktionen

  1. Alle Personen im Verein dürfen personenbezogene Daten nur im Rahmen ihrer Zuständigkeiten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datennutzung oder Weitergabe ist untersagt.
  2. Verstöße gegen Datenschutzvorschriften oder diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmaßnahmen der Vereinssatzung geahndet werden.

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§ 10 Speicherung und Löschung personenbezogener Daten

  1. Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies zur Erfüllung der Vereinszwecke oder aufgrund gesetzlicher Vorgaben erforderlich ist.
  2. Nach Austritt eines Mitglieds werden die Daten gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen.

Relevante Fristen:

  • Mitgliedsdaten: 6 Jahre nach Austritt (nach § 147 AO)
  • Finanzdaten: 10 Jahre (steuerrechtliche Vorgaben)
  • Wettkampflizenz-Daten: Sofort nach Abmeldung beim Verband

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§ 11 Änderungen der Datenschutzordnung

Änderungen dieser Datenschutzordnung erfolgen durch Beschluss des Gesamtvorstands und treten mit der Veröffentlichung auf der Vereinswebsite in Kraft.

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Diese Datenschutzordnung wurde vom Gesamtvorstand am 06.09.2018 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung in Kraft.